Produsul informatic Ecofin este destinat administrarii si conducerii firmelor, contribuind la rezolvarea problemelor comerciale si financiare ale acestora. Abordand intr-o maniera generala problemele de aprovizionare, gestiune de stocuri, vanzare de produse si servicii, evidenta mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar, urmarire a platilor si a incasarilor pentru furnizori si clienti, contabilitate, salarii, acest sistem informatic se adreseaza in aceeasi masura institutiilor mici, mijlocii sau agentilor economici cu o dinamica mare a activitatii.

    Modul de utilizare al produsului este in timp real, documentele sunt introduse o singura data in momentul receptionarii sau sunt emise pe calculator, respecta fluxul economic normal, iar informatiile pot fi consultate in orice moment pentru a determina situatia reala a firmei. Sistemul informatic este compus din module specializate instalate la fiecare utilizator în conformitate cu necesitatile compartimentului. Pentru modulele instalate fiecare utilizator are drept de actualizare sau doar de consultare, aceste drepturi fiind definite printr-un sistem de parole.

     Fiecare dintre modulele componente rezolva probleme specifice, si anume:

     Furnizori - evidenta documentelor de intrare primite de la furnizori :

• nomenclatoare de produse si furnizori;
• facturi proforma, facturi, chitante fiscale, avize de expeditie, procese verbale de custodie;
• legaturi intre documente (facturi proforma si facturi , avize de expeditie si facturi);
• raporte si sinteze referitoare la situatia furnizorilor etc.

     Stocuri - evidenta stocurilor de produse :

• incarcarea stocurilor initiale, cu preturi multiple sau pret mediu conform metodelor de operare asupra stocului FIFO, LIFO sau metoda pretului mediu, pentru fiecare gestiune si cont contabil;
• intretinerea nomenclatoarelor de produse, stabilirea tipurilor de operatii de intrare si iesire din stoc, a conturilor contabile de gestiune, stabilirea gestiunilor fizice si logice, actualizarea sectiilor si a compartimentelor pentru evidentierea consumurilor;
• preluarea automata a informatiilor din furnizori;
• intretinerea rulajului stocurilor : nir-uri, transferuri, redefiniri, reevaluari, compuneri si descompuneri de produse, bonuri de consum, evidenta formularelor tipizate, alte intrari si iesiri;
• situatia stocului la zi etc.

     Clienti - emiterea si evidenta documentelor pentru clienti :

• intretinerea nomenclatoarelor de produse, parteneri, vanzatori;
• incarcarea plajelor de serii repartizate utilizatorului pentru chitante si facturile fiscale;
• emiterea de facturi proforma, facturi, chitante fiscale, avize de expeditie;
• pastrarea legaturilor intre documente, transferul platilor si contare automata;
• descarcarea stocurilor de produse la un moment de timp diferit de cel al emiterii facturilor, dar incadrat intr-o limita stabilita de catre administratorul sistemului;
• rapoarte si sinteze referitoare la clienti si vanzari etc.

     Administrator - functii speciale de configurare si intretinere :

• introducere valute si curs valutar;
• inchidere de luna pentru stocuri;
• corectii, altele decat cele uzuale, pentru documentele primite sau emise;
• alinierea mai multor produse cu semnificatie unica la un singur produs;
• alinierea mai multor parteneri cu semnificatie unica la un singur partener;
• stergerea din istorie a produselor incarcate si neutilizate sau a celor fara interes;
• configurarea modului de exploatare al sistemului (metoda de operare a stocului, intervalul de operare pe stoc la vanzare, luna curenta pentru stocuri, parola administrator etc);
• actualizarea utilizatorilor, stabilirea parolelor si a drepturilor de acces etc.

     Mijloace fixe - evidenta mijloacelor fixe, calculul amortizarilor :

• intretinerea nomenclatoarelor de produse (mijloace fixe in stoc), responsabili si sectii;
• intretinerea nomenclatoarelor de incadrare a mijloacelor fixe sau obiectelor de inventar in folosinta;
• incarcarea tabelului de calcul al amortizarilor;
• calculul lunar al amortizarilor prin toate metodele legale etc.

     Bord - consultarea bazei de date la nivel decizional :

• rapoarte de urmarire a documentelor de la furnizori, situatii de aprovizionare urmarite cu ajutorul filtrelor multiple pentru o perioada de timp, un furnizor, un produs, clasa de produse, grupa de produse, tip de document;
• topul furnizorilor valoric si cantitativ;
• rapoarte de urmarire stocuri, intrari si iesiri, fise de magazie, fise de produs, fise formulare tipizate, sinteze pentru aprovizionare si desfacere;
• rapoarte de urmarire a documentelor de vanzare cu filtre multiple pentru o perioada de timp, client, clasa, grupa, produs, gestiune, vanzator, tip document;
• topul clientilor;
• rapoarte de sinteza din contabilitate si urmarire plati etc.

     Contabilitate - evidenta contabila a activitatii economice si financiare :

• definirea unor planuri de conturi personalizate, extrase din Planul general de conturi si eventual dezvoltate;
• preluarea automata a documentelor introduse in celelalte module;
• introducerea asistata a altor documente contabile etc.

     Financiar - urmarirea operatiilor aferente conturilor banca si casa :

• comunicare in ambele sensuri cu celelalte module;
• urmarirea platilor pentru documentele introduse in sistemele Furnizori si Clienti etc.

     Resurse umane - informatii referitoare la salariati :

• lista negocieri;
• lista adrese angajati;
• situatia sporului de vechime;
• varsta medie pe functii (sau pe locuri de plata);
• liste ocazionale (8 Martie, 1 Iunie, pensionabili etc);
• statistici pe functii etc.

     Salarii - rezolvarea problemelor de salarizare a personalului :

• prelucrari pentru avans si lichidare, calcul concedii de odihna, calcul concedii medicale, calcul compensari, calcul prime;
• gestionare automata a retinerilor si sporurilor;
• rapoarte organizate pe salariat, loc de plata si intreprindere : state de plata, borderouri, lista realizarilor personale (fluturasi), centralizatoare, liste sporuri, liste retineri etc.